10 проблем, з якими ви можете стикнутися при переведенні компанії на віддалену роботу

Матеріал підготовлено за підтримки «Київстар»
Бути онлайн — уже не привілей, а умова, до якої довелося пристосовуватися компаніям та підприємствам по всьому світу. Проте, якщо розібратися, це не недолік, а шанс вирватися вперед, адже віддалена робота неможлива без діджиталізації: потрібен якісний інтернет, обладнання, сервіси для документообігу, електронних підписів, онлайн-комунікації, тайм-трекінгу та багатьох інших операцій. Усе це в купі у підсумку працює куди ефективніше, ніж звичні застарілі процеси та сервіси. І дозволяє виходити за рамки сталих стандартів. Звикати до нової реальності довелося всім: як поціновувачам технологій, так і консерваторам. З якими проблемами може зіштовхнутися бізнес під час віддаленої роботи та як їх швидко вирішити — з’ясовувала редакція разом із компанією «Київстар».
На цей випадок «Київстар» разом із партнером Intecracy Group розробили сервіс електронного документообігу — Star.Docs, яким можна користуватись навіть з мобільного. По-перше, зареєструйтесь у системі. По-друге — сповістіть своїх контрагентів, що переводите документообіг з ними у Star.Docs. По-третє, обмінюйтесь, зберігайте та підписуйте документи онлайн там, де вам зручно та у будь-який час — все це доступно 24/7.
Якщо ви вже використовуєте електронний документообіг, то підписувати документи зручно електронним підписом — КЕП (кваліфікований електронний підпис). Використовуйте для цього Mobile ID — цей підпис зберігається прямо на SIM-картці вашого телефону та доступний у будь-який час. У такий спосіб підписувати документи можна за лічені хвилини.
Інформація про новий документ на підпис надходить на пошту, налаштуйте сповіщення, щоби завжди бути в курсі подій.
Компанія «АЙ СІ», що займається виробництвом системи сигналізації та безпеки для автомобілів, почала використовувати Star.Docs ще минулого року, тож при настанні карантину всі переваги сервісу співробітники вже сприймали як належне.
Інформація про новий документ на підпис надходить на пошту, налаштуйте сповіщення, щоби завжди бути в курсі подій.
Сервіс нам порадив наш менеджер, що веде компанію з боку «Київстар». На той період у нас був дуже активний обмін документами й саме ця ланка викликала найбільш неприємні емоції: необхідність роздрукувати десятки папірців, підписати, відправити, переконатись, що документи дійшли, передрукувати та ще раз надіслати, бо перші загубилися… А сервіс Star.Docs простий — складнощів у роботі не має. Головні переваги: миттєвість підпису та відсутність паперу. Такий інструмент нас цілком влаштовує
— директор Андрій Севрук ділиться враженнями від користування системою електронного документообігу.
Якщо ви маєте підписати документ, то можете зробити це у своєму сервісі та просто надіслати на пошту контрагенту. Якщо ж підписати документ необхідно йому, то доведеться допомогти партнеру діджиталізуватися й приєднатися до платформи.
У зв’язку з карантином одним з найвразливіших видався процес паперового документообігу. Оскільки головна цінність нашої компанії інноваційність та технологічність, ми сприйняли ситуацію, як виклик довести свої позиції у галузі інновацій та автоматизації процесів. Зареєструвавшись у сервісі Star.Docs, ми змогли активно редагувати документи спільно з нашими клієнтами та одразу отримувати їх підписаними контрагентами. Та при цьому мати хмарне сховище документів. Приємним бонусом виявилась можливість «підписувати» й послуги Київстар одразу ж в кабінеті Star.Docs, адже в процесі налаштування IP-телефонії та її інтеграції з CRM-системою, ми часто відправляємо заявки на оформлення нових телефонних номерів і ліній. Цей досвід ми будемо використовувати й після карантину
— розповідає Олександр Крайнов, IT-директор компанії M4U, що займається автоматизацією роботи підприємств.
Ви можете підключити Віртуальну мобільну АТС — це хмарна технологія, яка дозволяє об’єднати всі мобільні й фіксовані телефонні номери вашої компанії в єдину корпоративну мережу. При цьому налаштувати розподіл дзвінків можна між співробітниками так, як вам зручно — для цього є спеціальна веб-платформа. А заощаджені гроші можна зберегти для виплат співробітникам.
Звісно! Діджиталізація дозволяє налаштувати віддалену роботу людям різних професій та занять. Віртуальна мобільна АТС, про яку ми говорили вище, — «живе» у хмарі, тобто доступна з будь-якого місця. З нею можна автоматично розподіляти вхідні виклики, здійснювати багато дзвінків одночасно, вести статистику й навіть підключити запис розмов, щоби поліпшувати якість обслуговування клієнтів. А ще її можна інтегрувати з тією корпоративною телефонною мережею, яка була в компанії налаштована раніше, й підключити до неї IT-системи компанії, наприклад, CRM. Тоді всю історію дзвінків клієнтів можна буде відстежити.
!FEST — львівський холдинг, до якого входять ресторани, пивоварні, видавництво, крамниці, бренд одягу, готель, школа мистецтв та ще багато структур, що забезпечують чимало послуг львів’янам та гостям міста. Тож при настанні карантину таке велике об’єднання мало діяти швидко, щоби бізнес продовжував працювати. Найголовнішим стало — організувати віддалену роботу та спілкування з клієнтами, і на перший план вийшла доставка. А щоби вона була організованою та оперативною, знадобилась Віртуальна мобільна АТС.
Ми почали використовувати сервіс під час карантину, аби забезпечити розподіл дзвінків колцентру, в якому працює лише два оператори. Виявилося, що навіть за такої кількості співробітників, можна не втрачати дзвінки й задовільняти запити клієнтів
— пригадує керуючий партнер Just Lviv it! / FEST кейтеринг Юлія Стефанюк.
Віртуальна мобільна АТС надає можливість регулювати такі процеси. По-перше, ви можете налаштувати заборону на певні типи дзвінків, наприклад, міжнародні або ж на розважальні телефонні служби. По-друге, ви також можете переглядати повну статистику дзвінків за всіма номерами компанії. Усе це — через вебплатформу, яка доступна вам з будь-якого місця та будь-якого пристрою.
У такому випадку слід автоматизувати процеси: налаштуйте автоматичний розподіл викликів, передавайте інформацію про виклики, статистику дзвінків у CRM-систему.
Компанія «Місто для людей» надає послуги з утримання будинків і прибудинкової території. А також цілодобової аварійної служби у восьми містах України. Під час карантину компанія стикнулась з тим, що Центри обслуговування клієнтів (ЦОК) закрили для відвідування мешканців, і працівники ЦОК залишилися без роботи.
Річ у тому, що нас обслуговує аутсорсинговий колцентр, що приймає вхідні дзвінки цілодобово та реєструє заявки мешканців. Витрати на цей колцентр внесені до бюджету та складають чималу суму щомісячних платежів. Ми подумали: «Чому б нам не зробити колцентр з наших ЦОК?!» Вони ж так само спілкуються з мешканцями, але тепер будуть спілкуватися онлайн, а не офлайн. Ми вирішили підключити у чотирьох містах України Віртуальну мобільну АТС від «Київстар» на базі наших чотирьох ЦОК. Впродовж доби ми з’ясували архітектуру проекту, визначили таймінг та дедлайни по етапах. Від моменту ідеї й до втілення системи минув тиждень. І за цей короткий час ми отримали сучасний власний колцентр. Ми змогли проводити глибший аналіз звернень та заявок, що надходять нам, та змінити у позитивному напрямку взаємодію із клієнтами та нашими структурними підрозділами. У підсумку дійшли висновку, що нам потрібен такий власний колцентр на постійній основі
 керуючий Front office компанії «Місто для людей», Запоріжжя, Сергій Тритенко, розповідає, як вдалося знайти оптимальне розв’язання цієї проблеми.
Приєднатися до Star.Docs та скористатися електронним підписом, щоб швидко підписати всі необхідні документи онлайн. У цей же день номери буде приєднано та інтегровано до СRМ-системи.
Не бійтеся! Всі сервіси прості в користуванні, а консультанти завжди готові допомогти, щоби максимально полегшити процеси налаштування. Технологічний процес не зупинити, і найкраще, що можна зробити — підібрати для себе зручні та корисні сервіси, які зекономлять вам час для ефективної роботи. Тим паче, що завдяки діджиталізації, можливості значно розширюються — можна налаштувати робочий простір для співробітників завдяки інструментам Office 365, шукати нові підходи до маркетингу із сервісами на базі Big Data, віддалено спілкуватися з клієнтами у відеочатах та багато чого іншого. Було б бажання змінити життя компанії на краще!

banda.media

Обязательно подпишитесь на наш Telegram канал

ПОДПИСЫВАЮСЬ
ПОТОМ