Як «Укртранснафта» відмовилася від паперу

Розповідає Константин Клименко, головнй бухгалтер АТ «Укртранснафта»

«Укртранснафта» – велике акціонерне товариство з розвиненою регіональною мережею. Ми почали переводити у «цифру» усі бізнес-процеси й документообіг підприємства у 2019 році. Зараз ми майже повністю відмовилися від паперових документів – ось як ми до цього прийшли.

У АТ «Укртранснафта» є центральний і три регіональні офіси. Всього на підприємстві працює близько 3000 чоловік. Компанія укладає близько 2000 договорів на рік. Обсяг документообігу величезний – на обмін одним пакетом паперових документів між головним офісом та регіональними підрозділами раніше йшло близько двох тижнів. Крім часу, ми витрачали ще й гроші: на пересилання документів, друк, архів. Впровадження електронного документообігу (ЕДО) дозволило нам збільшити швидкість прийняття рішень і обробки документів і значно скоротити накладні витрати.

Хід справ 

Процес переходу на електронний документообіг в АТ «Укртранснафта» почався у 2019 році – тоді в компанії пройшло впровадження системи внутрішнього електронного документообігу Megapolis.DocNet. У тому ж році ми запустили ERP від ​​SAP. Зараз на підприємстві також діє рішення для автоматизації закупівельного процесу APS, система обліку від 1С та ПО власної розробки – iDocHUB. Останнім впровадженням, яке ми провели, була система для ЕДО з контрагентами – Deals. Всі системи інтегровані одна з однією, і у нас практично не залишилося неавтоматизованих процесів: 90-95% документообігу підприємства ми перевели в електронну форму. Залишилося тільки невелика кількість документів, якими ми обмінюємося з партнерами на папері – в основному, це комунальні підприємства. Але навіть ці паперові документи скануються, візуються й зберігаються в системі внутрішнього документообігу компанії DocNet.

Етапи підготовки до впровадження ЕДО

Основну роботу з підготовки до впровадження як зовнішнього, так і внутрішнього ЕДО провів IT-департамент. З боку бухгалтерії ми нічого особливо не готували. Перш за все потрібно було донести до свідомості людей, що перехід на ЕДО – неминучий. Крім того, був випущений ряд наказів щодо уніфікованої форми документів: необхідно було внести в них пункти про те, що документи тепер ведуться в електронній формі.

В результаті тиждень пішов на розробку технічного завдання, яке ми готували разом з IT-відділом. Ще тиждень на реалізацію, та два – три пішло на організаційні зміни: внесення поправок до внутрішніх документів підприємства та узгодження з усіма службами. В цілому через півтора місяці ми розпочали дослідно-промислову експлуатацію.

Перед початком впровадження зовнішнього ЕДО ми побудували блок-схему процесів. Ми як би просто зіграли в гру «документообіг з контрагентами», подивилися, як це буде відбуватися з нашого боку і з боку контрагентів. В результаті ми виробили оптимальний план впровадження.

Впровадження зовнішнього ЕДО

Коли ми намалювали блок-схему процесу, розібралися в тому, де документи з’являються, куди направляються і що з ними має відбуватися, ми вирішили, що правильно буде об’єднати ці дві системи: Megapolis.DocNet та Deals. Співробітники компанії вже рік працювали в DocNet, вони звикли до цієї програми, до її інтерфейсу. У Deals теж можна погоджувати документи всередині компанії, розподіляти ролі й налаштовувати маршрути проходження документів і підписувати їх. Це – відмінне рішення для компаній, у яких ще немає свого внутрішнього документообігу, але так як всі ці процеси вже були прописані всередині Megapolis.DocNet, не було сенсу робити це ще раз. Ми вирішили залишити документообіг всередині підприємства в початковому вигляді, а Deals використовувати як транспорт для документообігу з контрагентами. Іншими словами, наші співробітники зараз працюють і з внутрішньою, і з зовнішньою документацією в інтерфейсі DocNet, а контрагенти обмінюються з нами договорами, рахунками та актами через систему Deals.

У цієї схеми є ще одна приємна плюшка: якщо у контрагентів виникають якісь питання по роботі в системі зовнішнього ЕДО Deals, вони звертаються не в нашу службу підтримки, а безпосередньо у техпідтримку Deals, і там вже наші партнери відповідають на їхні запитання. Тим самим ми розвантажили наш IT-департамент.

Результат впровадження

Після повного завершення переходу на ЕДО процеси в компанії не сильно змінилися, але вони значно прискорилися. Якщо процедура узгодження відбувається на папері, дуже складно контролювати весь процес. Коли ж все відбувається в електронній формі, я завжди можу побачити, на якому етапі відбувається узгодження, хто з учасників працює з певним документом, ким документ був підписаний і так далі. Ми досить зарегульована компанія, і один документ може містити десяток підписів, так що складно навіть уявити, скільки часу ми зараз економимо під час роботи з документами. Дуже і дуже багато. Крім того, процеси стали більш керовані, прозорі й зрозумілі. Дуже допомагає наявність мобільного додатка Megapolis.DocNet: хоча в нього й урізана функціональність, він додає мобільності. Це зручно, особливо коли ти не біля комп’ютера, а в дорозі: завжди можна подивитися документ і підписати його.

Основні проблеми застосування

Єдиною проблемою, з якою ми зіткнулися під час впровадження ЕДО, була звичка співробітників працювати з документами виключно в паперовому вигляді. Вони звикли до того, що документ повинен бути підписаний власноруч. Це повинна бути хоч папір, хоч береста, хоч папірус, головне, щоб його можна було потримати в руках. Сприйняття співробітниками компанії електронного документообігу розвивалося за стандартним сценарієм: на початковому етапі було неприйняття, потім коливання, потім переконання. Коли нова схема документообігу заробила більш-менш стабільно, співробітники зрозуміли, що це – набагато зручніше, ніж нескінченно бігати по кабінетах з купою паперів. Коли вони зрозуміли, що можуть контролювати маршрут проходження документів не встаючи зі своїх місць і в будь-який момент, з будь-якого девайса мають до них доступ, невіруючих в ЕДО практично не залишилося. Зручність нової системи стала очевидною.

 

Законодавчі тонкощі

Були також регуляторні нюанси, які перешкоджали прийняттю ЕДО. Наприклад: на паперовому документі фіксується тільки дата його створення. Коли він підписаний, значення не має. З електронними юридично значущими документами все трохи інакше. Деяких юристів і співробітників бухгалтерії бентежив той факт, що в електронному документі фіксується не тільки момент його створення, але також присутня мітка часу, яка з’являється в момент накладення цифрового підпису. Були побоювання, що контролюючі органи можуть до цього причепитися: яку дату вони вважатимуть датою настання податкових зобов’язань? Ми звернулися до податкової за роз’ясненням і отримали у відповідь офіційний лист, в якому нам повідомили, що датою виникнення податкових зобов’язань слід вважати ту, яка вказана на самому документі. Час накладання електронного підпису та її часові значення не мають.

Переваги

В автоматизації систем підприємства і перехід на ЕДО я бачу тільки переваги. Ви рятуєтеся від гори макулатури, зберігаєте документи на захищених серверах або в хмарі, і в будь-який момент маєте доступ до всієї бази документів і даних. Всі системи «Укртранснафти» інтегровані між собою. У ERP ми ведемо облік, керуємо ресурсами та отримуємо аналітичні дані. Якщо постає питання з якоїсь операції, я завжди можу піти глибше й подивитися первинні документи в системі ЕДО. Всі документи складають собою структуровану таблицю, з якої можна робити все що завгодно. Перехід до цифри значно спростив нам життя і дав компанії можливість розвиватися далі.

banda.media

Обязательно подпишитесь на наш Telegram канал

ПОДПИСЫВАЮСЬ
ПОТОМ